projet_ais_svm

Bonjour à tous,

Veuillez trouver ci-dessous le CR du call de ce jour avec Arko et les actions à mener.

Léa, merci pour ta présence.

Léa, Florence pourriez-vous confirmer les actions que vous allez mener et les délais. Si vous avez des rectifications à apporter au CR n’hésitez pas.

1.Plan d’action

De nombreuses discussions en interne avec leur filiale Espagnole

Ce qui ressort de tous ces échanges, Arko accepte notre plan d’action, ils nous remercient du plan d’action, mais désormais toutes les contre-analyses demandées passent en libératoires, donc cela veut dire entre les lignes pas de paiement ni d’expédition du test semi-industriel SO1878, commande indus SO1890 et commande indus 2 SI 1980 si les résultats des analyses ci-dessous ne sont pas conformes.

QUOTE email d’Arko du 23/11

Nous acceptons votre plan d’action hormis pour le manganèse où nous souhaitons l’étude d’une légère diminution

Plan d’actions à prévoir pour les lots de lancement AIS23112022 : SO1890

Nous en reparlerons de vive voix lors de notre réunion de cet après midi

Restant à votre disposition pour tout complément d’informations

Cordialement,

Carole SALINE
Responsable Activité R&D Technico Réglementaire/ Technico-Regulatory Activity manager

R&D Galénique

UNQUOTE EMAIL d’Arko du 23/11

2-Dossier technique, specs achat + nouveau document charte éthique

• Dossier technique (aucune production autorisée sans signature du document par les parties Arko, SVM, AIS):

• Arko n’est pas d’accord quant à la suppression des NQA. Ils vont contacter AIS pour en discuter puis prévoir meeting avec SVM. On n’acceptera pas de demande que l’on ne pourra pas respecter.

• Microbio : à priori ils sont d’accord pour conserver notre proposition, même si leur labo n’est pas d’accord.

• Poids net doypack 350g minimal. Selon Arko ça doit être 350g mini, selon Léa non 350g avec poids inférieur à 350g autorisé selon les commentaires que nous avons intégrés dans le dossier technique.  SVM garantit le nombre de portions. Il n’y a pas de contrôle du nombre de portions systématiquement sur le produit-fini en sortie de ligne sur un 1 lot représentatif. Arko doute de cela, ils vont vérifier, car eux ne vendent jamais de produits en-dessous du poids net.

• Spec achat (aucune production autorisée sans signature du document par les parties Arko, SVM, AIS): AIS valider les specs achats d’ici le 25/11 et les transmettre à SVM pour validation avant validation à Arko

• AIS et SVM valider la charte éthique en pj si elle est ok pour nous… d’ici 02/12/2022

3- Commande

• Test semi-indus SO1878 @[email protected]que prévois-tu de mettre en place pour qu’Arko valide le test semi-industriel ? Quelles sont les actions prévues ? Contre-analyse ? Retraitement ? Selon moi ils ne confirmeront pas la conformité de ces tests sans analyse ou du moins sans plan d’action détaillé.

Ils ne souhaitent pas statuer à ce jour à la conformité des tests, en gros, je pense ils sous-entendent que si le test semi-industriel n’est pas conforme ils ne paieront pas.

• Commande SO1890 livraison toujours semaine 6. Analyses à lancer fin d’année avec résultats à obtenir mi-janvier 2023

• Commande SO1980 : je leur ai précisé que l’on ne peut plus valider une date de livraison à fin février eu égard aux analyses libératoires en cours. Il faudra compter 6 semaines à compter de la validation des analyses susmentionnées pour livrer le produit sans analyse autre que de la microbio et seulement si SVM accepte de bloquer les MP et EMB nécessaires (carton, dosette …) + metabolaid … . Ce sera plutôt 8/10 semaine si SVM n’approvisionne pas le METABOLAID.

@[email protected] Merci de nous confirmer si vous acceptez la commande sans acompte et donc réservez les MP et achetez le metabolaid ou si je dois dire à Arko que SVM refuse la commande à ce stade. On doit se positionner.

4- Démarche d’amélioration continue

• Il n’a pas été pris en compte les apports des autres MP pour calculer les valeurs nutritionnelles notamment les minéraux

• Mode opératoire à revoir (très vague)

• Taille de lot sur laquelle a été réalisé le test semi-industriel a été cohérente. 350 kg validé .

• Représentativité des samples et la taille de l’échantillonnage et taille prise d’essai à revoir. Un nouveau protocole d’échantillonnage est à valider.

• Excès de confiance quant à la conformité des produits à la genèse du projet

• Le plan de contrôle des valeurs nutritionnelles n’a pas pris en compte la notion du nombre d’analyses à réaliser pour avoir un résultat représentatif.

• Analytique : fiabilité des analyses en question

• Ils ont besoin d’un partage en amont des infos : 1 mois pour leur transmettre le rapport d’essais avec les résultats d’analyses

• Nous n’avons pas les mêmes interprétations des dosages micronutriments, on ne peut pas aller en-dessous des 30% de VNR. Pour Arko les tolérances utilisées par SVM ne seraient pas les bonnes. Ils vont vérifier.

Mci

OM

Bonjour

Suite à notre réunion de ce jour, il a été acté ce qui suit :

Je laisse à chacun le soin de rectifier ou compléter

Dossier technique & Spécifications Achats

A retourner signés avant démarrage de la production

Maintien de la MAD en S.06

Avec résultats des analyses libératoires

S.50 : réalisation des mélanges

S.50 : envoi des échantillons pour analyses

S.03 : résultats d’analyses

Ajustement des formules selon plan d’action

Analyses libératoires sur le 1er lot sans impact sur la MAD de S.06

+ analyses microbiologiques

Semi-industriel de 350 kg

Par ailleurs, le devenir de ces 2 semi industriels de 350 kg sera étudié ultérieurement

A cet instant, nous sommes d’accord que nous ne pouvons conclure sur la conformité des produits.

Démarche amélioration continue

Dans le cadre de la résolution de problèmes nous avons identifiés plusieurs facteurs et causes racines qui fera l’objet d’un autre mail.

Prochaine réunion

Jeudi 01 décembre à 14h

Restant à votre disposition pour tout complément d’informations

Cordialement,

Carole SALINE
Responsable Activité R&D Technico Réglementaire/ Technico-Regulatory Activity manager

R&D Galénique

Zone industrielle de Carros – BP 28 – 06511 CARROS Cedex - FRANCE

Ligne directe : +33 (0)4 92 08 31 21
E-mail : [email protected]
Web : www.arkopharma.fr        
ü N'imprimez ce message que si cela est indispensable. Please consider the environment before printing this email

Bonjour

Suite à vos argumentaires et propositions, nous avons eu de nombreuses discussions en interne

Nous acceptons votre plan d’action hormis pour le manganèse où nous souhaitons l’étude d’une légère diminution

Plan d’actions à prévoir pour les lots de lancement 

Nous en reparlerons de vive voix lors de notre réunion de cet après midi

Restant à votre disposition pour tout complément d’informations

Cordialement,

Carole SALINE
Responsable Activité R&D Technico Réglementaire/ Technico-Regulatory Activity manager

R&D Galénique

Zone industrielle de Carros – BP 28 – 06511 CARROS Cedex - FRANCE

Ligne directe : +33 (0)4 92 08 31 21
E-mail : [email protected]
Web : www.arkopharma.fr        
ü N'imprimez ce message que si cela est indispensable. Please consider the environment before printing this email

Bonsoir Madame Saline,

Suite à notre réunion de ce matin sur le rapport du test industriel et précisément les résultats d’analyse des nutriments, veuillez prendre en considération les éléments ci-après :

Il est constaté que les résultats sont conformes pour les macronutriments.

Pour la saveur chocolat, les résultats sont conformes pour 20 micronutriments et non conformes pour 4 micronutriments.

Pour la saveur fruits rouges, les résultats sont conformes pour 17 micronutriments et non conformes pour 7 micronutriments.

Considérant que :

- Les contrôles de pesée des matières premières sont conformes. Les substances d’apport en vitamines ou minéraux pour lesquels des résultats inférieurs à la cible ont été obtenus ont bien été incorporées,

- Nous avons validé notre capacité à mélanger efficacement des formulations complexes de poudre (jusqu’à 40 ingrédients présentant des granulométries et des formes de particules différentes) même pour les ingrédients incorporés à très faible quantité,

- Les résultats sont conformes pour les macronutriments et sont conformes pour 17 à 20 micronutriments selon les produits, y compris des micronutriments pour lesquels les taux d’incorporation dans le mélange sont très faibles e.g. B12, D3,B2, B9, cuivre. Cela atteste bien que le mélange présente globalement une bonne homogénéité,

- L’homogénéité a également été démontrée par les analyses sensorielles effectuées sur 3 échantillons du mélange, ce pour les 2 saveurs,

- Comme expliqué, ces produits consistent en des mélanges pulvérulents très complexes. Un résultat d’une seule analyse non satisfaisant ne permet pas de conclure sur la conformité du produit. En effet, des démélanges peuvent avoir lieu lors du prélèvement des échantillons, lors du transport des échantillons, lors de la prise d’essai. De plus, les méthodes d’analyse appliquées sont des méthodes utilisées en standard en agro-alimentaire. Il ne s’agit pas de méthodes spécifiquement développées pour votre matrice produit spécifique. Les produits étant riches en macronutriments et notamment en fibres et en protéines, leur composition particulière peut introduire des biais d’analyse. La bonne extraction des actifs est par exemple très dépendante de la matrice. La prise d’essai réalisée par le laboratoire d’analyse pourrait également être trop faible par rapport aux taux d’incorporation de certains micronutriments.

Afin de pouvoir statuer sur la conformité du produit, un plan d’échantillonnage devrait être réalisé et différentes méthodes d’analyses devraient  être testées,  

- Si la valeur mesurée se situe en dehors de la tolérance de la valeur déclarée, il convient de procéder à une évaluation spécifique et de prendre en compte les facteurs suivants (selon le point 2.4 du guide à l’intention des autorités de contrôle de 2012) :

À cet égard, il convient, par exemple, de tenir compte des facteurs suivants:

a) le nutriment en question;

b) l’importance de l’écart;

c) la nature de l’écart (surestimation ou sous-estimation) au regard du nutriment concerné;

d) l’importance des variations naturelles du nutriment, y compris saisonnières;

e) les taux de dégradation particulièrement élevés des nutriments dans certaines matrices alimentaires;

f) la variabilité analytique particulièrement élevée des nutriments dans une matrice alimentaire spécifique;

g) l’homogénéité particulièrement faible d’une denrée, entraînant une variation particulièrement élevée de la valeur nutritive, non lissée par la procédure d’échantillonnage;

h) la conformité de la majorité des échantillons du lot avec la fourchette de la tolérance, pour autant que cette information soit disponible;

i) la validité du procédé utilisé par le fabricant pour établir la valeur déclarée des nutriments;

j) la manière dont l’entreprise exécute généralement ses propres contrôles.

k) les problèmes antérieurs rencontrés ou les sanctions prises précédemment à l’encontre de l’entreprise;

- Lors de notre précédent entretien, vous nous avez signifié que généralement, si un résultat sortait des tolérances au niveau du test industriel, vous appliquiez une surveillance sur les premières commandes. Nous en avions déduit que ces analyses de surveillance ne seraient pas libératoires, même si nous en convenant, les tolérances à appliquer n’avaient pas encore été validées. Lorsque nous avons conclu « à surveiller » dans le rapport du test industriel, nous pensions réaliser des analyses de contrôle non libératoires sur les micronutriments présentant des résultats non satisfaisants pour une des deux saveurs. Lors de la réunion de ce jour, vous nous demandez de vous fournir des preuves, résultats d’analyse à l’appui, de la conformité des produits pour ces nutriments et ce avant la livraison de votre commande.

- Compte-tenu des délais exigés pour la mise à disposition de vos commandes, nous ne disposons pas de suffisamment de temps pour mener les analyses complémentaires pour démontrer la conformité des mélanges tests. De plus, la réalisation d’un plan d’échantillonnage et d’analyse pertinent nécessiterait un budget conséquent qui n’a pas été prévu.

Nous vous proposons le plan d’action suivant pour assurer des résultats d’analyse conformes :

* Pour la niacine (résultat inférieur uniquement sur la saveur chocolat) : comme expliqué, la valeur à étiqueter indiquée sur notre fiche technique comprend l’addition de 1/60^e de tryptophane.  Si l’on additionne le tryptophane aux résultats d’analyse, nous obtenons les résultats suivants :

Chocolat :

Vitamine PP dosée : 10.6 mg/100g

Quantité de tryptophane (théorique) : 0.36% = 360mg/100g  à 1/60^ème = 6.0mg/100g

Total exprimé en équivalent niacine = 16.6mg/100g pour une cible étiquetée à 16.

Fruits rouges :

Vitamine PP dosée : 12.7 mg/100g

Quantité de tryptophane (théorique) : 0.40% = 400mg/100g  à 1/60^ème = 6.7mg/100g

Total exprimé en équivalent niacine = 19.4mg/100g pour une cible étiquetée à 15 (tolérance haute = +50% à 23.1).

Les valeurs obtenues sont conformes aux valeurs cibles. Pas d’action à réaliser.

* Pour la vitamine B5 (résultat inférieur uniquement sur la saveur fruits rouges, conforme pour le chocolat) : nous proposons de surdoser cette vitamine dans les 2 saveurs.

* Biotine : (résultat inférieur uniquement sur la saveur fruits rouges, conforme pour le chocolat) : Il s’agit de la matière qui présente le plus faible taux d’incorporation. Un résultat conforme a été obtenu pour la saveur chocolat. Mais nous proposons un surdosage de cette vitamine dans les 2 saveurs.

* Vitamine K1 (résultat inférieur uniquement sur la saveur fruits rouges, conforme pour le chocolat): Nous proposons un surdosage de cette vitamine dans les 2 saveurs.

* Pour le potassium : le résultat obtenu sur la saveur fruits rouges nous semble peu fiable. En effet, le taux d’incorporation du citrate tripotassique est grand. Un répliquât d’analyse est en cours. Un surdosage pourrait engendrer une modification de la qualité organoleptique des produits. Ce n’est pas la solution à privilégier. Nous proposons d’attendre le résultat de contre-analyse.

* Iode : contre-analyse en cours dans un autre labo. Peu de labo compétents sur cette analyse. Nous proposons d’attendre le résultat de contre-analyse. Un surdosage sera effectué si les nouveaux résultats ne sont pas satisfaisants.

* Manganèse (résultat trop élevé pour la saveur chocolat, conforme pour le fruits rouges) : Le résultat trop élevé peut s’expliquer par un apport de manganèse par un ou des ingrédients présents dans la formule autres que la substance d’apport (gluconate de manganèse). Une étude des matières premières est en cours pour vérifier cette hypothèse. Mais si c’est la cas, l’apport en manganèse par les autres matières premières n’est absolument pas garanti par les fournisseurs et peut grandement varier d’un lot à l’autre étant donné qu’il s’agit de matières naturelles. Si nous diminuons la quantité de gluconate de manganèse permettant d’assurer l’apport en Mn, nous risquons d’obtenir une valeur trop faible sur une prochaine production si le taux de Mn apporté par les nouveaux lots d’ingrédients est plus faible. Cela est peu maîtrisable. La valeur trouvée est certes supérieure à la limite supérieure de la tolérance. Mais cette valeur ne pose aucun risque pour la santé du consommateur. En effet, l’apport selon les recommandations journalières de consommation serait de 2,45 mg/jour. Cela est bien inférieur au niveau maximal de complémentation défini par les autorités françaises (3,5 mg/j) et très inférieur à l’apport maximal tolérable (11mg/j (US)). De plus, cet apport ne vient pas en complément mais en remplacement de l’alimentation. Nous proposons de ne pas revoir la quantité de gluconate de manganèse à la baisse. Cela introduirait à mon sens plus de risque. Nous proposons d’appliquer une surveillance de ce minéral et de réévaluer ce point avec plus de recul.

* Sélénium (résultat trop élevé pour les 2 saveurs) : les résultats trop élevés semblent reproductibles pour les 2 analyses réalisées. Ce nutriment présente pourtant un taux d’incorporation parmi les plus faibles. Les valeurs obtenues, supérieures à la limite haute de la tolérance, sont certainement  liées à un apport en sélénium par un ou des ingrédients présents dans la formule autres que la substance d’apport (sélénite de sodium). Les valeurs trouvées, si elles s’avéraient représentatives, engendreraient une consommation maximale de 116 µg/jour de sélénium apporté par le produit. Cela est inférieur au niveau maximal de complémentation déterminé par les autorités françaises (150 µg/j) et bien inférieur à la limite de sécurité (300 µg/j). Ce résultat étant obtenu pour les 2 saveurs, une investigation poussée sur les matières premières est en cours. Nous avons notamment identifié que l’hibiscus pouvait être source de sélénium. Pouvez-vous nous communiquer la teneur en sélénium du Métabolaid ?

Nous vous proposons de revoir la quantité de sélénium légèrement à la baisse dans les 2 formulations et d’appliquer une surveillance.

Par ailleurs, nous vous proposons de vous fournir lors de la mise à disposition de vos commandes, en plus des bulletins d’analyse prévus, un certificat de conformité des produits livrés.

Nous vous confirmons également que nous mettrons tout en œuvre pour maintenir les délais de livraison de votre commande. Si des analyses complémentaires à celle prévues dans le plan de contrôle sont à réaliser avant libération, cela sera possible dans les délais convenus.

Nous reviendrons vers vous la semaine prochaine avec un plan d’action détaillé (proposition de reformulation, proposition de retraitement du test industriel, proposition de modification du plan de contrôles et des moyens de surveillance).

Merci de nous valider si ce plan d’action vous convient.

Dans l’attente de vos commentaires, je me tiens à votre disposition pour toute question complémentaire.

Bien cordialement,

Léa PERTUSA

Directrice Scientifique – Scientific Director

_______________________________________________________

Lieudit Breitmatt                     T   +33388473929

Z.A rue de la Vieille Bruche   F   +33388473958

67130 Muhlbach sur Bruche    E   [email protected]

France                                       W   www.labosvm.com